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Coming out

REGLEMENT INTERIEUR

29 Août 2016 , Rédigé par coming out Publié dans #Administration de l'association

 

 

 

               REGLEMENT INTERIEUR

 

 

Article 1 : Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de la date de création de l’association et s’appliquera jusqu'à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version sur décision du conseil d’administration de l’association.

Article 2 : Champs d’applications de règlement intérieur

Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association sans exclusion.

Article 3 : Indépendance

 

COMING OUT, association laïque, n’est ni un parti politique, ni un syndicat : les appartenances politiques, syndicales ou religieuses de ses membres ne doivent pas interférer dans les échanges au sein des instances de l’association. Les membres de l’Association s’engagent à ne tenir aucun propos et à n’entreprendre aucune action de nature à compromettre cette indépendance.

Toutefois, COMING OUT est une association dont la nature même des objectifs (militantisme en faveur des lesbiennes, gays, bi et trans) pourra l’amener à prendre des positions sur des sujets politiques ; ces positions seront prises en toute indépendance des partis politiques ou des organisations syndicales.

Article 4 : Procédure d’adhésion

Chaque candidat/e adhérent/e doit remplir une demande d’adhésion et l’adresser au bureau de l’association.

L’acceptation de l’adhésion est donnée par le bureau.

L’adhérent devra alors conjointement s’acquitter d’un chèque ou en liquide le règlement représentant le montant de la cotisation valable pour la durée d’un an et reconnaître avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur.

Article 5 : Organisation et fonctions entre les membres du bureau

Les taches se répartissent en principe de façon suivante :

- Le/La Président/e :

Il/Elle dirige l’administration de l’association..

Il/Elle veille au bon fonctionnement de l’association et en le/la garant/e.

Il/Elle est l’animateur de l’association. IL/Elle représente l’association.

Il/Elle rédige le rapport moral qu’il/elle présentera à l’assemblée générale annuelle.

Il/Elle convoque l’assemblée générale, à la date fixée par le conseil d’administration.

Il/Elle peut mettre son veto motivé à toute décision (ou action) dont l’un/e ou l’autre juge qu’elle peut porter préjudice à l’association, ou mettre en cause sa propre responsabilité juridique.

Il/Elle valide les procès-verbaux du conseil d’administration et de l’assemblée générale, la modification des statuts et la modification de la composition du conseil d’administration et du bureau (composition qu’il/elle communique à la préfecture).

Outre ses fonctions statutaires, il/elle doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’association.

- Le /La vice-président/e :

Agissant en coordination étroite avec le/la président/e assure le même type de tâches. Le/La vice-président/e supplée le/la président/e en cas d’empêchement de celui/celle-ci, avec les même pouvoirs, et inversement. Le/la président/e et le/la vice-président/e doivent se repartir clairement leurs domaines d’intervention.

- Le /La secrétaire :

Il/Elle assure le fonctionnement administratif de l’association : tenue des registres des conseils d’administration et des assemblées générales ( les statuts et leurs modifications compris), tenue et déclaration du fichier des membres, validation des procès-verbaux du conseil d’administration et de l’assemblée générale, déclaration de changement de siège social et des changements survenus dans la composition du conseil d’administration et du bureau, conservation des récépissés délivrés par la préfecture, le journal officiel et autres organismes, expédition des convocations aux assemblées générales et aux conseils d’administration, préparation du compte-rendu d’activité qu’il/qu’elle présentera à l’assemblée générale annuelle, tenue de la feuille de présence à l’entrée de l’assemblée générale, et calcul des différents quorums (à cette occasion, il/elle peut être remplacé/e dans cette fonction par un/une membre du conseil d’administration.

- Le/La trésorier/iere :

Le/La trésorier/ière tient et gère le compte en banque, encaisse les recettes et assure les dépenses, établit les demandes de subventions en collaboration avec le bureau, prépare d’éventuels justificatifs de dépenses, recherche des ressources supplémentaires, encaisse les cotisations, et établit les bilant, comptes d’exploitation et budgets prévisionnels qu’il/elle présentera à l’assemblée générale annuelle.

 

A/ Frais et dépenses engagés par les membres du bureau

 

Sauf mission particulière précise d’un ou plusieurs de ses membres expressément décidée par le bureau, il n’est pas prévu de remboursement des frais entrainés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.

Les dépenses engagées par les membres du bureau pou le fonctionnement administratif de l’association, courriers, photocopies, télécommunications sont remboursés par l’association.

Les membres du bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.

 

B/Tenue des registres et fichiers

 

Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par le secrétaire.

La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le trésorier. L’exercice comptable commence le 1 er janvier et se termine le 31 décembre de l’année suivante.

Le fichier des membres est tenu et archivé par le secrétaire, diffusé au conseil d’administration.

 

C/Règles de correspondance de l’association

 

Toute correspondance administrative doit faire l’objet d’une information auprès du bureau. Le bureau délègue et autorise la signature au membre du bureau compétent, dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts mais correspond aux taches définies par le règlement intérieur.

La lecture du courrier privé est seulement réservée aux membres du conseil d’administration et il doit être transmis à la président/e t au vice-président/e qui désigne une personne, membre de l’association, apte à répondre à chaque lettre. La réponse doit être présentée au président/e et au vice président/e et consignée dans un registre de gestion du courrier.

 

Article 6 : Règlement générales de diffusion de l’information

 

En dehors de l’information interne à l’association accessible à chacun des membres et pouvant faire

L’objet d’une procédure de diffusion spécifique, il existe une information courante de la vie de l’association concernant en premier chef le bureau, tel que notamment la collecte des demandes d’adhésion, pour laquelle les modalités de diffusion suivantes sont retenues :

Toute information concernant l’association recueillie par l’un des membres du conseil d’administration, doit être communiquée aux autres membres du conseil d’administration, de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.

Toute information nécessitant une réaction rapide de l’association doit être transmise immédiatement à l’ensemble des membres du bureau.

 

Article 7 : Mandats et comptes bancaires

 

Le trésorier et le/la président/e, en complément des dispositions déjà prévues aux statuts, ont le pouvoir de signer les dépenses entrant dans le cadre des dépenses de fonctionnement de l’association.

 

Article 8 : Cotisation et adhésion

 

Le montant de l’adhésion est de 8 euros ou 5 euros pour les sans emploi et étudiants pour une durée d’un an. (L’adhésion est proposée aux personnes assistant aux réunions au bout de 3 participations aux réunions. Son montant est fixé à la date de la proposition.)

En cas de manquement grave à l’esprit de l’association, le conseil d’administration pourra voter, conformément aux règles énoncées dans les statuts l’exclusion d’un membre. En cas d’exclusion, la cotisation ne sera pas remboursée.

 

Article 9 : Communication et presse

Le président est le porte-parole de l’Association. Il peut déléguer cette fonction à un membre du conseil d’administration.

Les membres de l’Association peuvent se prévaloir de leur qualité de sociétaire mais, s’engagent à ne tenir publiquement aucun propos et à ne commettre aucune action susceptible de nuire à l’image de marque ou à la réputation de l’Association.

Tout membre de l’Association qui le souhaite est invité à relayer auprès de son entourage professionnel toute information relative à l’Association ou à ses activités, soit en utilisant les supports officiels fournis par l’Association, soit en son nom propre, dans le respect de la neutralité politique et syndicale objet de l’article 3 du présent règlement intérieur, ainsi que dans le respect des chartes professionnelles existantes ou à venir.

Article 10 : Les pôles

  • – Le pôle Relations Extérieures
  • – Le pôle Culture et Festif
  • – Le pôle Information – Prévention
  • – Le pôle discriminations

Les pôles sont des organisations dépendantes de l’Association. Tout membre de COMING OUT est sollicité pour faire partie de l’un ou l’autre (ou de plusieurs) des pôles. Chaque pôle est chargé de rendre compte de ses travaux par la voix membre du CA qui en a la charge. Le nombre et les objectifs des pôles sont fixés par le Conseil d’Administration selon les besoins de l’Association. Outre les pôles, des groupes de travail peuvent être formés au gré des besoins.

Article 11 : Les délégués

Les délégués sont les représentants de l’Association dans les villes de la région Normandie qu’ils auront choisie. Ils sont élus par le Conseil d’Administration et ont délégation pour organiser la convivialité et relayer la communication et les actions de l’Association dans leur périmètre régional. Le Conseil d’Administration précise l’étendue territoriale de leur délégation. Les délégués rendent compte de leurs activités au Conseil d’Administration. S’ils ne sont pas membres élus du Conseil d’Administration, les délégués sont invités aux réunions du Conseil d’Administration, toutefois ils n’ont pas les prérogatives d’administrateur.

Article 12 : Invitation aux événements

Les sociétaires de COMING OUT ont le droit d’inviter des personnes extérieures à des événements organisés par l’association COMING OUT. A tout moment ils se portent garants de la probité de leurs invités. L’accès à certaines activités peut être soumis au règlement d’une participation aux frais dont le montant peut être différent entre sociétaire et invité. Le présent règlement est valable à compter de la création de l’association. Toutes suggestions concernant la modification ou l’ajout d’article est à communiquer au secrétaire de COMING OUT, qui transmettra la demande au président. Le règlement sera ou non modifié après avis du conseil d’administration.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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